Politique de confidentialité
Qui nous sommes
Trifecta Médias est une agence web établie à Lachute, au Québec. En activité depuis 2008, elle est dirigée par Philippe Lascelles. Cette politique explique le traitement des renseignements personnels dans le cadre de notre site, de vos demandes et de nos relations avec la clientèle.
Trifecta Médias est l’entreprise qui recueille et traite les renseignements personnels décrits dans cette politique.
Le siège est situé au 18, rue Brouillet, Lachute (Québec) J8H 0P2.
Le cadre applicable comprend la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c. P-39.1, modifiée par la Loi 25. La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, ou LPRPDE, s’applique également aux activités qui relèvent de son champ d’application, notamment certains traitements transfrontaliers. Consultez les précisions du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
Responsable de la protection des renseignements personnels
La personne responsable veille au respect des obligations de protection des renseignements personnels. Elle reçoit les demandes concernant vos droits, les questions et les plaintes.
Titre : responsable de la protection des renseignements personnels. Personne désignée : Philippe Lascelles. Courriel : philippe@trifectamedias.com. Téléphone général : (514) 700-0685. Vous pouvez aussi écrire à info@trifectamedias.com en précisant que votre message concerne la confidentialité.
Les renseignements recueillis
Un renseignement personnel permet d’identifier une personne, directement ou indirectement. Les renseignements transmis varient selon votre démarche. Limitez vos messages aux détails utiles. Évitez d’y inclure des mots de passe, des données de paiement ou des renseignements sensibles sur vous ou sur une autre personne.
Formulaire de contact
Le formulaire demande obligatoirement votre nom, votre courriel et votre message. Il comporte aussi des champs facultatifs pour votre téléphone, votre entreprise ou votre site et le sujet de votre demande. Son contenu est transmis par courriel à notre équipe. Un accusé de réception est envoyé au visiteur.
Ces renseignements permettent de comprendre votre demande, de vous répondre et de poursuivre les échanges nécessaires. Le téléphone et les autres champs facultatifs vous permettent d’ajouter du contexte, sans être requis pour transmettre le formulaire.
Formulaire d’analyse gratuite
Votre nom, votre courriel, vos besoins et la case de consentement sont obligatoires. Le formulaire comprend aussi votre entreprise, votre téléphone, votre site, les volets souhaités, vos essais déjà faits avec l’IA, ce qui vous bloque et la langue de l’avis.
Les volets proposés sont le site web, la présence locale, l’intelligence artificielle, l’application, la gestion de la relation client et l’hébergement. La demande est envoyée à info@trifectamedias.com. Vous recevez un accusé de réception. Les réponses servent à comprendre votre situation, à préparer l’analyse demandée et à vous la communiquer.
La case de consentement du formulaire d’analyse gratuite doit être cochée pour transmettre la demande. Son libellé est : « J’accepte que Trifecta Médias analyse mon site avec des outils automatisés et des IA, dont certains sont exploités hors du Québec. Sans mandat, ma demande est conservée pendant 12 mois, puis effacée. »
Courriels, facturation et espace client
Lorsque vous nous écrivez, vous transmettez votre adresse courriel, le contenu de votre message et les renseignements figurant dans votre signature ou vos pièces jointes. Notre courriel d’entreprise utilise Google Workspace.
WHMCS sert à la facturation et à l’espace client. Le compte client WHMCS contient le nom, l’entreprise, l’adresse, le courriel et le téléphone. Il contient aussi l’historique des services, les factures, les paiements et les demandes de soutien. Les paiements par carte sont traités par Moneris. Les renseignements de carte conservés pour les paiements récurrents le sont sous forme chiffrée ou sous forme de jeton de paiement. Le processeur de paiement est Moneris. N’envoyez pas de numéro complet de carte bancaire dans un formulaire ou un courriel.
Navigation et renseignements techniques
La bannière Complianz gère les témoins. Google Analytics 4 se charge dès votre arrivée, avec les consentements analytique et publicitaire refusés par défaut. Avant votre accord, aucun témoin de Google Analytics n’est déposé. Google reçoit toutefois des signaux sans témoins pour estimer la fréquentation.
Après votre acceptation, ses témoins permettent la mesure complète : pages consultées, débuts de visite, temps d’engagement, défilement, clics vers d’autres sites, recherches internes, interactions avec les vidéos, téléchargements de fichiers et interactions avec les formulaires. Les signaux Google, qui relient les données aux comptes Google, sont désactivés. Les données détaillées des événements sont conservées deux mois ; celles liées aux utilisateurs, quatorze mois. Les journaux du serveur contiennent l’adresse IP, la date et l’heure, la page demandée, le navigateur et la page d’origine. Ils servent à la sécurité et au diagnostic. Ils ne servent pas à identifier une personne, sauf en cas d’incident de sécurité ou d’exigence légale. Ils sont conservés au plus 12 mois.
Pourquoi ces renseignements sont utilisés
Les renseignements de vos formulaires servent à traiter votre demande. Ceux liés à une relation client servent à fournir les services convenus et à administrer la facturation. Les statistiques autorisées servent à comprendre la fréquentation du site et à orienter son amélioration.
Selon votre demande, les échanges peuvent concerner un site vitrine, une boutique WooCommerce, une application mobile, la mise à jour ou la protection WordPress, la récupération d’un site piraté, l’hébergement cPanel ou le marketing local. Ils peuvent aussi porter sur une solution d’IA, un assistant sur site web, la gestion de la relation client ou l’automatisation des communications.
Le fait d’offrir des services d’infolettre, de courriel et de SMS ne signifie pas que chaque personne qui nous contacte s’inscrit à des communications promotionnelles. Une demande d’information ou d’analyse gratuite ne constitue pas, à elle seule, une autorisation générale de prospection.
Trifecta Médias n’envoie de messages promotionnels qu’avec consentement ou lorsque la Loi canadienne anti-pourriel le permet. Une relation d’affaires en cours peut notamment permettre ces envois. Chaque message identifie l’expéditeur et offre un moyen gratuit de se désabonner. Les demandes de désabonnement sont traitées sans délai, au plus tard en 10 jours ouvrables.
Votre consentement et son retrait
Lorsqu’il est requis, votre consentement doit correspondre à une utilisation précise et être donné librement, avec une information compréhensible. Il ne permet pas de recueillir des renseignements inutiles. Un consentement exprès est requis pour l’utilisation ou la communication de renseignements sensibles, sous réserve des exceptions légales. Ces exigences sont expliquées par la Commission d’accès à l’information.
Vous pouvez demander le retrait de votre consentement en communiquant avec la personne responsable. Précisez l’utilisation visée. Pour les témoins facultatifs, utilisez le lien « Gérer les témoins » au pied de page.
Un retrait peut empêcher de poursuivre une démarche qui nécessite les renseignements concernés, par exemple vous remettre une analyse si nous ne pouvons plus utiliser vos coordonnées. Il n’annule pas rétroactivement les traitements licites déjà effectués et n’écarte pas les obligations légales de conservation. Les conséquences applicables doivent vous être expliquées.
Les témoins et vos préférences
Un témoin est un petit fichier enregistré sur votre appareil lors de la consultation d’un site. Il peut servir à une fonction technique ou à la mesure de fréquentation. Les témoins non essentiels de Google Analytics 4 sont déposés seulement après votre accord.
Complianz présente les boutons « Accepter » et « Refuser » avec un poids égal. Refuser est aussi simple qu’accepter. Vous pouvez modifier vos préférences en tout temps par le lien « Gérer les témoins » au pied de page. Le site ne comporte aucun bouton de réseau social intégré.
Consultez notre politique de témoins et le tableau qui y figure pour connaître les témoins recensés. Ce tableau, tenu à jour par l’outil de gestion du consentement, indique le nom, la finalité, le fournisseur et la durée de chaque témoin. Le retrait de votre accord concerne les utilisations futures; il ne constitue pas automatiquement une demande de suppression des renseignements déjà traités.
Communication à des tiers et fournisseurs
Des fournisseurs interviennent dans le fonctionnement du site et de nos services. Leur rôle ne signifie pas qu’ils reçoivent tous le contenu de vos formulaires.
- Google Workspace fournit le courriel d’entreprise et intervient dans les échanges transmis par ce service.
- Google Analytics 4 fournit les statistiques de fréquentation, selon votre consentement.
- Le site est hébergé sur un serveur dédié loué auprès de Leaseweb Canada, centre de données de Montréal (Québec), Canada.
- WHMCS sert à la facturation et à l’espace client. Trifecta Médias exploite ce logiciel sur son serveur dédié de Montréal, chez Leaseweb Canada. L’éditeur du logiciel n’a pas accès aux renseignements des clients. Le logiciel communique avec lui uniquement pour la licence et les mises à jour.
- Le traitement des paiements dépend du processeur identifié dans la section sur la facturation.
Les communications nécessaires à un mandat ou à un contrat de service doivent respecter les conditions légales, notamment l’encadrement écrit requis. Les fournisseurs ont accès uniquement aux renseignements nécessaires. Des conditions contractuelles écrites encadrent la confidentialité et la sécurité. Les fournisseurs concernés sont Leaseweb (hébergement, Montréal), Backblaze (sauvegardes, Canada) et Google (courriel, mesure d’audience). S’y ajoutent Cloudflare (protection des formulaires), Moneris (paiements) et Anthropic (aide à l’analyse). Des renseignements peuvent aussi être communiqués lorsque la loi l’exige ou l’autorise, dans les limites applicables.
Traitement hors Québec
Google Workspace et Google Analytics traitent des données hors Québec. Nous ne garantissons donc pas que vos renseignements demeurent au Québec ou au Canada. Les renseignements traités ailleurs peuvent être assujettis aux lois locales, notamment à celles qui permettent l’accès par certaines autorités.
Avant de communiquer des renseignements personnels hors Québec ou d’en confier le traitement à un fournisseur situé hors Québec, la loi exige une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Cette évaluation doit notamment considérer la sensibilité des renseignements, la finalité, les protections prévues et le régime juridique applicable. La communication exige une protection adéquate et une entente écrite tenant compte de l’évaluation. Ces conditions figurent dans la loi québécoise.
Trifecta Médias effectue cette évaluation avant toute communication de renseignements hors Québec. Elle examine leur sensibilité, la finalité, les mesures de protection et le régime juridique de l’État concerné. Les renseignements peuvent être traités ailleurs au Canada par Backblaze. Ils peuvent aussi être traités aux États-Unis et dans les autres pays où Google, Cloudflare et Anthropic exploitent leurs services. Ces traitements sont encadrés par les garanties contractuelles de ces fournisseurs. Votre accord aux témoins ne remplace pas ces obligations.
Vos demandes d’analyse gratuite sont analysées avec Claude, d’Anthropic, depuis nos systèmes. Leurs données sont conservées au Québec. Le texte de chaque demande est toutefois transmis à Anthropic, aux États-Unis, pour traitement. Ce traitement a donc lieu hors Québec. Trifecta Médias a réalisé une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant cette communication, conformément à l’article 17 de la loi québécoise applicable.
Selon ses conditions commerciales, Anthropic ne peut pas entraîner ses modèles sur ces contenus. Anthropic indique supprimer les demandes et les réponses dans les 30 jours. Des exceptions s’appliquent : un contenu signalé pour non-respect de sa politique d’utilisation peut être conservé jusqu’à deux ans. Une obligation légale peut aussi imposer sa conservation.
Conservation et destruction
La durée de conservation doit correspondre à la finalité et aux obligations légales applicables. Les demandes sans suite, les dossiers clients et les pièces de facturation n’ont pas nécessairement les mêmes besoins de conservation.
Les renseignements sont conservés pendant la durée du contrat, puis 6 ans pour les pièces comptables.
Lorsque les fins de la collecte sont accomplies, les renseignements doivent être détruits, sous réserve des délais imposés par la loi. L’anonymisation constitue une autre possibilité pour des fins sérieuses et légitimes, seulement si les exigences légales et réglementaires sont respectées. Retirer un nom ne suffit pas nécessairement à anonymiser un dossier. Consultez les règles de conservation et de destruction.
Les demandes reçues par les formulaires du site sont supprimées automatiquement et définitivement du site 12 mois après leur réception.
Sécurité des renseignements
La protection des renseignements exige des mesures adaptées à leur sensibilité, à leur utilisation et à leur support. Aucun système ne permet de promettre une sécurité absolue. Cette limite ne réduit pas les obligations légales de Trifecta Médias.
Trifecta Médias utilise des connexions chiffrées (HTTPS) et un serveur dédié doté d’un pare-feu et d’une analyse antivirus. Des sauvegardes régulières sont conservées au Canada. Les accès sont réservés aux personnes qui en ont besoin, avec des comptes nominatifs. Les tentatives de connexion sont limitées et un filtrage anti-robots est appliqué. Les personnes ayant accès aux renseignements sont informées de leurs obligations de confidentialité. Aucune mesure n’offre une sécurité absolue. Si un échange nécessite des renseignements sensibles, communiquez d’abord avec nous pour convenir d’un moyen approprié.
Vos droits et vos recours
Accès et rectification
Vous pouvez demander si nous détenons des renseignements personnels vous concernant et en obtenir communication, sous réserve des exceptions légales. Vous pouvez aussi demander la correction de renseignements inexacts, incomplets ou équivoques, ainsi que la suppression de renseignements recueillis illégalement.
Portabilité et désindexation
Dans les conditions prévues par la loi et sauf difficulté pratique sérieuse, vous pouvez obtenir vos renseignements informatisés recueillis auprès de vous dans un format structuré et couramment utilisé. Vous pouvez aussi demander leur transmission à une personne ou à un organisme autorisé par la loi à les recueillir. Les renseignements créés ou déduits à votre sujet sont exclus de ce droit.
Vous pouvez également demander la cessation de diffusion ou la désindexation lorsque les conditions légales sont réunies, notamment si la diffusion contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire. Ce droit ne permet pas d’exiger automatiquement la suppression de toute mention sur Internet. La Commission présente les droits et leurs conditions.
Présenter une demande ou une plainte
Adressez votre demande par écrit à la personne responsable. Précisez les renseignements visés et la démarche souhaitée. Une vérification proportionnée de votre identité peut être nécessaire pour éviter de transmettre vos renseignements à une autre personne.
Les demandes d’accès et de rectification doivent recevoir une réponse écrite dans les 30 jours suivant leur réception. Un refus doit être motivé et indiquer les recours disponibles. La Commission explique ces obligations et recours.
Vous pouvez porter plainte à la Commission d’accès à l’information du Québec concernant la protection de vos renseignements. Une contestation relative à l’accès ou à la rectification relève d’une demande d’examen de mésentente. Communiquer avec nous ne vous prive pas de ces recours.
Incidents de confidentialité
Un incident peut être une perte, un accès non autorisé ou une utilisation ou communication interdite de renseignements. Lorsqu’un incident est soupçonné, la loi exige des mesures raisonnables pour réduire les risques et prévenir sa répétition.
Si l’incident présente un risque de préjudice sérieux, la Commission et les personnes concernées doivent être avisées avec diligence, sous réserve des exceptions prévues par la loi. Tous les incidents doivent être inscrits au registre prévu à cette fin. Les obligations en cas d’incident s’appliquent aussi aux renseignements confiés à un fournisseur.
Trifecta Médias tient un registre des incidents de confidentialité et prend des mesures raisonnables pour diminuer les risques. En cas de risque de préjudice sérieux, elle avise avec diligence la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées. Signalez toute situation préoccupante aux coordonnées indiquées dans cette politique.
Renseignements concernant les mineurs
La collecte auprès d’un mineur de moins de 14 ans exige le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur, sauf lorsqu’elle est manifestement au bénéfice du mineur. Pour l’utilisation ou la communication, le consentement vient du parent ou du tuteur avant cet âge; à partir de 14 ans, il peut aussi venir du mineur. Consultez les règles de consentement applicables.
Si vous croyez qu’un enfant nous a transmis des renseignements sans l’autorisation nécessaire, communiquez avec la personne responsable pour faire examiner la situation.
Décisions automatisées et intelligence artificielle
Trifecta Médias offre des services d’intelligence artificielle aux entreprises. Cela ne permet pas de présumer du traitement appliqué à vos propres demandes.
Pour les demandes d’analyse gratuite, nous utilisons un outil d’IA externe : Claude, de l’entreprise Anthropic.
Trifecta Médias ne prend aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé. L’analyse gratuite est préparée avec l’aide d’outils automatisés et d’IA. Une personne la relit et la signe avant sa transmission. Si une telle décision est prise, vous devez en être informé au plus tard lorsque la décision vous est communiquée. Vous pouvez demander les renseignements utilisés, les raisons et les principaux facteurs ayant mené à cette décision, faire rectifier les renseignements et présenter vos observations à une personne capable de la réviser. Ces droits sont prévus par la loi québécoise.
Modifications et entrée en vigueur
Cette politique peut être modifiée pour refléter l’évolution du site, des services ou des obligations applicables. Une modification ne constitue pas, à elle seule, votre consentement à une nouvelle utilisation qui l’exige.
Toute nouvelle version est publiée sur cette page avec sa date. Une modification importante est aussi annoncée par un avis visible sur le site avant son entrée en vigueur. Les clients en sont également informés par courriel avant son entrée en vigueur. Date d’entrée en vigueur : 27 octobre 2026.
Nous joindre
Pour une question sur cette politique, une demande liée à vos droits ou une plainte, écrivez à info@trifectamedias.com ou téléphonez au (514) 700-0685. Vous pouvez également utiliser la page Contactez-nous. Indiquez que votre demande concerne la protection des renseignements personnels et évitez d’y joindre des renseignements sensibles inutiles.